Luomuvalvonnan asiakirjat
Luomussa käytetään erilaisia asiakirjoja joilla varmistetaan kauppakumppanin tai tuote-erän luomukelpoisuus. Kaikille pakollinen todistus valvontaan kuulumisesta on asiakirjaselvitys. Lisäksi tavaraerien mukana on oltava saateasiakirja. Maatalouden alkutuotannossa käytetään lisäksi vaatimuksenmukaisuusvakuutta, joka on tuottajan itsensä antama vakuus.
Lainsäädäntö edellyttää kaupankäynnissä vain Asiakirjaselvityksen ja saateasiakirjan varmentamista. Toimijoiden välisesti voidaan sopia myös muiden asiakirjojen, esimerkiksi vaatimuksenmukaisuusvakuuden tai päätöskopion toimittamisesta tuote-erän mukana tai kaupoista sovittaessa. Nämä ovat aina kauppakumppanien välisiä sopimuksia.
Asiakirjaselvitys eli liite XII
Kaikille luomuvalvonnassa oleville toimijoille annetaan vuosittaisen tarkastuksen jälkeen todistuksena valvontaan kuulumisesta asiakirjaselvitys. Siitä selviää toimija, toiminta ja tuotevalikoima. Asiakirjaselvitys on määräaikainen todistus ja sen voimassaolo tulee aina kauppakumppanin varmentaa esimerkiksi pyytämällä siitä kopio. Asiakirjaselvitystä ei voida käyttää todisteena yksittäisen tuotanto- tai tuote-erän luonnonmukaisuudesta.
Viljelijän antama vaatimuksenmukaisuusvakuus
Alkutuotannossa, eli kasvi- ja eläintuotannossa, on käytössä tuottajan itsensä antama todistus, vakuus, siitä että kyseinen tilalta lähtevä tuote-erä tai teuraseläin on luomua. Tästä paperista käytetään nimitystä vaatimuksenmukaisuusvakuus. Sillä voidaan korvata alkutuotannossa myös saateasiakirja.
Vaatimuksenmukaisuusvakuus ei yksistään kelpaa todistukseksi tuottajan kuulumisesta luomuvalvontaan. Kun tuottaja toimittaa kerran asiakkaalle voimassaolevan asiakirjaselvityksen, niin sen jälkeen tilalta lähtevien tuote-erien mukaan riittää viljelijän oma vakuus asiakirjaselvityksen voimassaoloajan.
Tuotantotarkastuspäätös
Toimija saa jokaisesta tehdystä tarkastuksesta päätöksen valvovalta viranomaiselta. Päätöksessä on kuvattu tarkastuksella havaitut puutteet.
Alkutuotannon päätökset antaa paikallinen ELY-keskus. Ostajan kannalta tarkastuspäätös on dokumentti jolla voidaan varmistua, ettei myyjälle ole tarkastuksen perusteella asetettu rajoituksia tuotteen myynnin osalta. Lakisääteistä vaatimusta tarkastuspäätöksen käyttämiselle kauppa-asiakirjana ei ole.
Evira antaa elintarviketuotannon tuotantotarkastuspäätökset ja niissä ei näy markkinointikiellot vaan markkinointikielloista annetaan erilliset markkinointikieltopäätökset.
