Alkutuotannon kirjanpitovaatimukset

Alkutuotannon kirjanpitovaatimuksista säädetään Euroopan parlamentin ja neuvoston elintarvikehygieniasta annetussa asetuksessa (EY) 852/2004, elintarvikelain (23/2006) 19 §:ssä sekä maa- ja metsätalousministeriön elintarvikkeiden alkutuotannon elintarvikehygieniasta annetussa asetuksessa 1368/2011.

Kirjanpitoa ei tarvitse säilyttää yhdessä kansiossa tai tiedostossa, vaan se voi koostua useammasta osasta, kuten sähköisestä järjestelmästä ja käsin pidettävästä kirjanpidosta. Kirjanpito voi olla myös osa alkutuotantopaikalla käytössä olevaa laatujärjestelmää. Kirjanpidon on oltava alkutuotantopaikalla valvontaviranomaisen helposti tarkastettavissa ja kirjanpito on pyydettäessä esitettävä valvontaviranomaiselle. Monet kirjanpitovaatimuksista täyttyvät, kun säilytetään osto- ja myyntitositteet, eläimiä koskevat lääkemääräykset, teurastustiedot ja näytteiden tutkimustulokset.

Kirjanpitotiedoista on tuottajalle hyötyä tilan toiminnan suunnittelussa ja seurannassa. Kirjanpitotietoja tarvitaan myös toimitettaessa eläimiä teuraaksi. Lisäksi kirjanpidolla pyritään varmistamaan eläinten ja elintarvikkeiden jäljitettävyys, mikä on tärkeää esimerkiksi selvitettäessä mahdollista elintarvikevälitteistä epidemiaa. Myös täydentävien ehtojen valvonnassa tarkastetaan tuottajan kirjanpitoa

Tässä on lueteltu vain elintarvikkeiden alkutuotantoa koskevat kirjanpitovaatimukset. Kirjanpitovaatimuksen yhteyteen on merkitty elintarvikelainsäädännössä kyseiselle kirjanpidolle säädetty säilytysaika. Kirjanpidossa käytettyjen dokumenttien vaadittu säilytysaika voi olla pidempi muussa lainsäädännössä (esim. rehu- tai eläinten lääkitsemislainsäädännössä).

 

Alla kerrotaan kirjanpitovaatimukset eläimistä saatavien elintarvikkeiden alkutuotannolle sekä kasveista ja sienistä saatavien elintarvikkeiden alkutuotannolle.

Eläimistä saatavien elintarvikkeiden alkutuotantoa koskeva kirjanpito

Tuottajalla tulee olla kirjanpito seuraavista asioista:

  • Alkutuotantopaikalle vastaanotetut eläimet sekä elintarvikkeeksi toimitetut eläimet ja muut alkutuotannon tuotteet, kuten munat tai maito. Kirjanpitoa tulee säilyttää vähintään yhden vuoden ajan.

    Monien eläinten osalta riittävä kirjanpito muodostuu eläinten merkitsemiseen ja rekisteröintiin liittyviä vaatimuksia noudattamalla. Eläinten merkitseminen ja rekisteröinti Eviran kotisivuilla

 

  • Alkutuotantopaikalta toimitetuista eläimistä saatavista tuotteista olisi kirjattava ainakin seuraavat tiedot:
    • Asiakkaan nimi ja osoite (ei vaadita luovutettaessa suoraan kuluttajalle)
    • Tuotteen nimi 
    • Toimituspäivämäärä ja tarvittaessa ajankohta 
    • Toimitettu määrä 
    • Kalastustuotteista on kirjattava lisäksi:
      • pyynti-/nostopäivä
      • lajin kauppanimi
      • tuotantomenetelmä (pyydetty, pyydetty makeasta vedestä, viljelty)
      • pyyntialue tai viljelymaa 
      • toimitettaessa dioksiinipoikkeuksen alaista kalaa (luonnonvarainen lohi, yli 17 cm:n kokoinen tai kokoluokittelematon silakka, luonnonvarainen jokinahkiainen, luonnonvarainen nieriä ja luonnonvarainen taimen) merkintä toimittamisen rajoituksesta 
  • Sellaisten tautien esiintyvyys, jotka voivat vaikuttaa eläinperäisten tuotteiden turvallisuuteen. Esimerkiksi salmonella, sikaruusu, EHEC, listeria, luomistauti, pernarutto, tuberkuloosi, TSE-sairaudet. Kirjanpitoa tulee säilyttää vähintään kolmen vuoden ajan.
     
  • Eläimistä otettujen näytteiden tai muiden diagnostisiin tarkoituksiin otettujen näytteiden, joilla on merkitystä ihmisten terveyden kannalta, tutkimusten tulokset. Tuottajan tulee pitää kirjaa saamistaan tutkimustuloksista, esimerkiksi salmonellavalvontaohjelmasta, nautojen EHEC-tutkimuksista, teurastamon toteuttamasta broilereiden kampylobakteerivalvonnasta, raakamaidon patogeenitutkimuksista, vesitutkimuksista, vierasainevalvontanäytteistä ja utaretulehdustutkimuksista. Kirjanpitovaatimus täyttyy esimerkiksi säilyttämällä tutkimustodistukset. Kirjanpitoa tulee säilyttää vähintään kolmen vuoden ajan, paitsi vesitutkimustuloksia vähintään viiden vuoden ajan.
     
  • Eläinten tai eläinperäisten tuotteiden tarkastukset ja niiden tulokset. Tuottajan tulee pitää kirjaa esimerkiksi eläinten teurastiedoista (lihantarkastuspäätökset, sikojen sairastuvuustiedot, muut tarkastuseläinlääkärin ilmoittamat tiedot), salmonellavalvontaohjelmaan liittyvistä tarkastuskäynneistä, maidon bakteeri- ja solupitoisuuden määrityksistä, eläimille tehdyistä terveystarkastuksista ja terveydenhuoltokäynneistä, maidontuotantotilojen navettahygieniatarkastuksista ja muista alkutuotantopaikalla elintarvikelainsäädännön nojalla tehdyistä tarkastuksista. Kirjanpitovaatimus täyttyy esimerkiksi säilyttämällä tarkastuspöytäkirjat, -kertomukset, -yhteenvedot tai -päätökset sekä meijerin toimittamat tulokset raakamaidon bakteeri- ja solupitoisuuksien mittauksista. Kirjanpitoa tulee säilyttää vähintään kolmen vuoden ajan.

Teurastettavaksi toimitettavat eläimet

Teurastettavaksi toimitettavasta eläimestä tai eläinerästä pidettävässä kirjanpidossa on oltava tieto eläimeen mahdollisesti injektoidusta mikrosirusta sekä alla luetellut elintarvikeketjua koskevat tiedot. Tarkempaa ohjeistusta elintarvikeketjutiedoista löytyy Eviran ohjeessa 16005 ”Elintarvikeketjutietojen toimittaminen ja valvonta”

Tuottajan on lisäksi pidettävä kirjaa alla lueteltujen elintarvikeketjua koskevien tietojen toimittamisesta teurastamoon. Kirjanpitoa tulee säilyttää vähintään yhden vuoden ajan.

  • Tilanne eläinten alkutuotantopaikalla tai alueen eläinten terveystilanne ja se, onko sikojen pitopaikan virallisesti tunnustettu noudattavan valvottuja pito-olosuhteita trikiinin osalta.
  • Eläinten terveydentila.
     
  • Eläinlääkkeet tai muut eläimille asiaankuuluvalla ajanjaksolla annetut hoidot aina kun varoaika on muu kuin nolla sekä hoitojen päivämäärät ja varoajat. Käytettyjen varoajallisten lääkkeiden, varoajallisten rehujen ja varoajallisten hoitojen tiedot ilmoitetaan kaikkien muiden eläinlajien osalta kolmen kuukauden ajalta paitsi hevosen osalta kuuden kuukauden ajalta ja siipikarjan osalta erän elinajalta.
     
  • Sellaisten tautien esiintyminen, jotka voivat vaikuttaa lihan turvallisuuteen.Taudit ilmoitetaan kaikkien muiden eläinlajien osalta kolmen kuukauden ajalta paitsi siipikarjan osalta erän elinajalta.
     
  • Eläimiltä otettujen näytteiden tai muiden lihan turvallisuuteen mahdollisesti vaikuttavien sairauksien diagnosoimiseksi otettujen näytteiden tutkimusten tulokset, jos niillä on merkitystä kansanterveyden suojelun kannalta, zoonoosien ja jäämien seurannan ja valvonnan yhteydessä otetut näytteet mukaan luettuina.Näytetulokset ilmoitetaan kaikkien muiden eläinlajien osalta kolmen kuukauden ajalta paitsi siipikarjan osalta erän elinajalta. Vierasainevalvonnan tulokset ilmoitetaan kaikista eläinlajeista yhden vuoden ajalta.
     
  • Asiaankuuluvat tiedot aiempien ante ja post mortem -tarkastusten tuloksista samalta alkuperätilalta peräisin olevien eläinten osalta mukaan lukien erityisesti tarkastuseläinlääkärin antamat tiedot. Tiedot ilmoitetaan yhden vuoden ajalta.
     
  • Tuotantoa koskevat tiedot, kun niistä voi käydä ilmi taudin esiintyminen.Tiedot ilmoitetaan kaikkien muiden eläinlajien osalta kolmen kuukauden ajalta paitsi siipikarjan osalta erän elinajalta.
     
  • Eläintuottajan tavanomaisesti käyttämän eläinlääkärin yhteystiedot.
     
  • Muut mahdolliset elintarvikkeiden turvallisuuteen haitallisesti vaikuttavat seikat. Nämä ilmoitetaan yhden vuoden ajalta.

 

Siipikarjan elintarvikeketjua koskevat tiedot sisältävät lisäksi:

  • Salmonellavalvontaohjelmaan kuuluvien lintujen osalta kunnaneläinlääkärin viimeisimmän tarkastuskäynnin ajankohta ja tarkastustulokset sekä tieto viimeisimmän salmonellatutkimuksen ajankohdasta ja tutkimustuloksesta.
     
  • Kasvatusaikainen kuolleisuus lähetettävässä erässä.
     
  • Lintujen saapumispäivä alkutuotantopaikalle, saapumiserän koko ja lintujen alkuperä (emokanalan nimi tai tunnus ja hautomon nimi).

 

Luonnonvarainen riista 

Lihantarkastukseen toimitettava luonnonvarainen riista
Lihantarkastukseen toimitettavasta riistasta pidettävän kirjanpidon tulee sisältää riistan mukana laitokseen toimitetut tiedot (riistaeläimen laji ja määrä, pyyntiajankohta ja -paikka, toimituspäivämäärä, metsästäjän tai metsästysseuran ja vastaanottajan nimi ja yhteystiedot, sekä mahdolliset tiedot eläimen epäillystä sairaudesta, havaituista suolistomuutoksista ja muista elintarviketurvallisuuteen vaikuttavista seikoista) sekä tiedot mahdollisesta koulutetun henkilön tekemästä ilmoituksesta. Kirjanpidoksi riittävät kopiot laitokseen toimitetuista asiakirjoista. Kirjanpitoa on säilytettävä vähintään yhden vuoden ajan.

Suoraan kuluttajalle luovutettava riista
Suoraan kuluttajille luovutettavasta riistasta pidettävän kirjanpidon tulee sisältää tiedot riistaeläimen lajista, määrästä, pyyntiajankohdasta, pyyntipaikasta, suoraan kuluttajille luovutettavan riistan määrästä sekä luovutuspäivämäärä. Kirjanpidossa ei tarvitse olla tietoa riistan vastaanottajasta. Kirjanpitoa on säilytettävä vähintään yhden vuoden ajan.

Paikalliseen vähittäismyyntiin toimitettava riista
Paikalliseen vähittäismyyntiin toimitettavasta riistasta pidettävän kirjanpidon tulee sisältää tiedot riistaeläimen lajista, määrästä, pyyntiajankohdasta, pyyntipaikasta, vastaanottajasta, vastaanottajalle toimitetun riistan määrästä sekä toimituspäivämäärä. Kirjanpitoa on säilytettävä vähintään yhden vuoden ajan.

 

Tarkempaa ohjeistusta luonnonvaraisen riistan käsittelystä on löydettävissä Eviran ohjeesta 16027 ”Luonnonvaraisen riistan lihan käsittely ja lihan toimittaminen myyntiin”.
 

Maidontuotantotiloja koskevat kirjanpidon lisävaatimukset 

  • Tutkimustodistukset maidon kanssa kosketuksiin joutuvien pintojen puhdistamiseen ja huuhteluun käytettävän veden tutkimuksista. Tuottaja vastaa siitä, että vedestä on tehty vaadittavat tutkimukset. Hänen on säilytettävä todistusta käyttöönottotutkimuksesta pysyvästi ja todistuksia säännöllisistä, kolmen vuoden välein tehtävistä tutkimuksista vähintään viisi vuotta. Jos tilan vesi tulee vesilaitokselta tai vesiosuuskunnalta, tuottajan kirjanpidoksi riittää, että hän voi osoittaa olevansa liittynyt vesilaitoksen verkostoon esimerkiksi laskun avulla.
  • Todistukset lypsykoneen huollosta ja testauksesta. Säilytysaika on vähintään yksi vuosi, mutta Evira suosittelee todistusten säilyttämistä seuraavaan huoltoon ja testaukseen asti. Huolloista säilytetään laskut, jos niistä käy ilmi huollon sisältö ja ajankohta. Lypsykoneen testauksesta säilytetään todistus. Huollon ja testauksen voi tehdä myös itse, jolloin kirjataan vapaamuotoisesti huollon ja testauksen sisältö ja päivämäärä.
  • Kirjanpito, josta selviää, että alkutuotantopaikalla noudatetaan lainsäädännön edellyttämiä lämpötiloja maidon säilytyksessä ja siirtämisessä.Säilytysaika on vähintään yksi vuosi. Kirjanpidoksi riittää, että tiedot maidon keräilyn yhteydessä todetusta lämpötilasta säilytetään. Evira kuitenkin suosittaa, että lämpötila kirjataan säännöllisesti jokaisen lypsykerran jälkeen. Automaattista lypsylaitteistoa käytettäessä lämpötila suositellaan kirjattavaksi kaksi kertaa vuorokaudessa. Myös automaattinen lämpötilanseurantajärjestelmä ja siitä tallentuvat lämpötilatiedot käyvät kirjanpidoksi, mutta järjestelmän toimivuutta on seurattava.
  • Kirjanpito automaattisen lypsylaitteiston toiminnasta ja automaattilypsyyn liittyvästä vedinten puhdistamisen seurannasta.Säilytysaika on vähintään yksi vuosi. Automaattisessa lypsylaitteistossa on oltava järjestelmä, joka tallentaa tiedon: lypsylaitteiston ja maidon jäähdytys ja varastointilaitteiden puhdistamisen teknisestä epäonnistumisesta; eläinkohtaisesti kaikesta erilleen ohjatusta maidosta; siitä, onko muuttuneen maidon erottelujärjestelmä käytössä vai ei. Kirjanpidolla tarkoitetaan näiden tietojen säilyttämistä.

    Vedinten riittävän puhdistamisen varmistamiseksi tuottajan on seurattava laitteiston suorittamaa puhdistustapahtumaa säännöllisesti. Tästä seurannasta ja sen havainnoista on pidettävä kirjaa.

 

Kasveista ja sienistä saatavien elintarvikkeiden alkutuotantoa koskeva kirjanpito
 

  • Kirjanpito kastelu-, pesu- ja jäähdytysveden tutkimustuloksista. Tuottaja vastaa siitä, että vedestä on tehty vaadittavat tutkimukset. Hänen on säilytettävä todistusta käyttöönottotutkimuksesta pysyvästi ja todistuksia säännöllisistä kolmen vuoden välein tehtävistä tutkimuksista vähintään viisi vuotta. Jos tilan vesi tulee vesilaitokselta tai vesiosuuskunnalta tuottajan kirjanpidoksi riittää, että hän osoittaa olevansa liittynyt vesilaitoksen verkostoon, esimerkiksi laskun avulla.
  • Alkutuotantopaikalta toimitetuista kasveista ja sienistä saatavista tuotteista olisi kirjattava ainakin seuraavat tiedot:
    • Asiakkaan nimi ja osoite (ei vaadita luovutettaessa suoraan kuluttajalle)
    • Tuotteen nimi 
    • Toimituspäivämäärä ja tarvittaessa ajankohta 
    • Toimitettu määrä

Säilytysaika on vähintään yksi vuosi.

Alkutuotantopaikalta toimitettavien elintarvikkeiden pakkauksissa tai tuotteiden saateasiakirjoissa on jäljitettävyyden varmistamiseksi oltava ainakin: tuotteen nimi, erätunnus sekä viljelijän nimi ja osoite. 

  • Kirjanpito kasvinsuojeluaineiden ja biosidien käytöstä. Säilytysaika on vähintään kolme vuotta.

    Biosideillä tarkoitetaan tässä yhteydessä esimerkiksi jyrsijä- ja hyönteismyrkkyjä, joita käytetään elintarvikkeiden käsittely- ja varastointitiloissa, sekä elintarvikkeiden kuljetus- ja säilytysastioiden ja -välineiden puhdistamiseen mahdollisesti käytettäviä desinfiointiaineita.

    Kirjanpidoksi riittää esimerkiksi biosidien ostokuitit tai tuholaistorjuntayritykseltä torjuntakäynneistä saadut raportit.
     
  • Sellaisten tautien ja tuhoeläinten esiintyminen tilalla, jotka voivat vaikuttaa kasveista ja sienistä saatavien elintarvikkeiden turvallisuuteen. Tällaisia elintarvikkeiden turvallisuuteen vaikuttavia tauteja ovat elintarvikevälitteiset taudinaiheuttajat, esimerkiksi yersiniat, salmonella ja norovirus, ja niiden esiintyminen tulee kirjata. Myös tuhoeläinten, kuten jyrsijöiden, runsas esiintyminen tulee kirjata. Kirjanpidon säilytysaika on vähintään kolme vuotta.
  • Kasveista ja sienistä saatavien elintarvikkeiden tuotantoon liittyvien ihmisten terveydelle merkityksellisten tutkimusten tulokset. Tällaisia tutkimuksia ovat esimerkiksi kasvinsuojeluainevalvontaohjelmassa tehdyt tutkimukset ja mahdolliset taudinaiheuttajatutkimukset.Kirjanpitovaatimus täyttyy esimerkiksi säilyttämällä tutkimustodistukset. Säilytysaika on vähintään kolme vuotta.