Ekobokföring och varubalans

Ekoövervakningen i sin helhet baseras på en noggrann dokumentering och på en årlig kontroll av denna dokumentering. Aktören befäster sin ställning genom bokföringen och kan påvisa produkternas spårbarhet i alla skeden av produktion, framställning och distribution inom ekoverksamheten.

Bokföringen skall omfatta bland annat aktörens egen övervakning, såsom kontroll av mottagna varor, samt alla materialströmmar som hör företaget till.

Bokföringen inom ekoövervakningen avser antecknandet av produktflöden och inte den penningmässiga bokföringen som görs för skattemyndigheten. I sin enklaste form innebär bokföringen en jämförelse mellan mängden råvaror, köpta eller producerade, och mängden producerade varor som minskats med produkter som gått till spillo.

Vid bokföringskontrollen kontrolleras även att företaget har införskaffat bevis från sina råvarulevenrantörer att de är anslutna till ekoövervakningen. Aktören kan försäka sig om att en varuleverantör är ansluten till ekoövervakningen genom att inbegära en kopia av giltigt ekointyg.

Ju klarare bokföring desto smidigare årlig kontroll´ borde vara mottot för den som blir kontrollerad.

Balansberäkning

Balansberäkningen är ett skriftligt sammandrag av lagerförda råvaror, lagerförda färdigställda produkter samt sålda ekoprodukter.

En skild balansberäkning bör uppgöras 1-4 gånger per år ifall bokföringen inte fungerar i realtid eller bokföringen i övrigt inte medger att balanser kan beräknas per månad.

Fungerar spårbarheten?

Varje enskild produkt skall med hjälp av bokföringen, inklusive tillhörande dokument, och med hjälp av ibrukvarande produktmärkningssystem kunna spåras genom allaproduktions-framställnings- och distributionsskeden som ingår i företagets ekoverksamhet. 

Testa spårbarheten hos ekoprodukterna i ditt företag. Är ekobokföringen, inklusive dokument och märkningssystem, gällande framställningen av ekoprodukter sådan att det vid behov är möjligt att i en obruten kedja spåra produkterna från framställningsenheten ner till det att de använda råvarorna anlände? Eller tvärtom.

Varför behövs spårbarheten?

En fungerande spårbarhet garanterar en snabb och precis aktion för

  • avlägsnandet av ett produktionsfel eller en störande faktor ur hela kedjan för produktion, framställning och distribution 
  • avlägsnandet av en ur ekosynpunkt lagstridig produkt från marknaden 

En fungerande spårbarhet är en del av den ekoverksamhet genom vilken aktören säkerställer att konsumenter och användare kan lita på att de marknadsförda produkterna är ekologiska.